ペーパーレスオフィスは、ファイル管理のジレンマをどのように解決しますか？

まず、従来のオフィスの頭痛について話しましょう。ファイルキャビネットがいっぱいで、契約を見つけるのに長い時間がかかります。重要な文書は簡単に紛失または破損しています。部門は、「Pass the Parcel」を再生するなどの文書を通過します。これらの問題は、効果的に解決できますペーパーレスオフィスシステム。

1.電子ファイリングは、紙の蓄積に取って代わります

Paperless Officeの最も直接的な利点は、ファイルを「オンライン」にすることです。すべてのドキュメントは電子バージョンにスキャンされ、システムに保存され、PDFやWordなどの複数の形式をサポートします。たとえば、当社の契約管理システムは、3秒以内に完全なファイルを取得するために契約番号を入力するだけで、キャビネットを駆け抜ける必要はありません。

2。スマート検索と高速位置付け

電子ファイルの最大の利点は、検索できることです。システムの組み込みフルテキスト検索関数は、キーワード、日付、著者、その他の次元で検索できます。先週、財務部門は3年前に払い戻しフォームを探していました。以前はファイルをめくるのに長い時間がかかりましたが、今では「2022年の旅費」を入力した後に出てきます。

3。混乱を避けるためのバージョン制御

紙の文書で最も恐れられていることは、それらが常に改訂されていることであり、誰が最新バージョンを持っているのか誰も知らないということです。電子ドキュメントシステムは、履歴バージョンを自動的に保存し、変更を設定します。当社のマーケティング部門の計画提案は現在、バージョン15に改訂されており、システムは各改訂をいつ行ったかを明確に記録しています。

4.モバイルオフィスはスペースの制限を破ります

ペーパーレスシステムを使用すると、携帯電話もいつでもファイルにアクセスできます。前回、上司は空港での見積もりを求め、携帯電話でシステムに直接ログインして、それを彼に送信しました。旅行中はすべてのファイルをタブレットで処理でき、スーツケースに半分を詰めることができます。

5.損失を防ぐための安全なバックアップ

重要なファイルは、スキャン後にクラウドに自動的にバックアップされるため、コンピューターが故障しても心配する必要はありません。私たちは、オフィスが浸水し、すべての紙ファイルが失われた悲劇に遭遇しました。現在、電子ファイルにはトリプルバックアップがあり、これははるかに安全です。

6.グリーンオフィスはコストを削減します

いくつかの計算をしましょう。A4紙はパックあたり20元の費用がかかり、同社は1か月あたり100パックを使用しています。これは年間24,000元です。プリンターの消耗品、ファイリングキャビネット、アーカイブルームスペースはすべてコストです。やった後ペーパーレスオフィスシステム、これらの費用は少なくとも70％削減できますが、これも環境に優しいです。

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